PENGERTIAN SOP

Apa Itu SOP?
SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.

Tujuan dan manfaat SOP

SOP yang baik haruslah mendasarkan pada tujuan dan manfaat sebagaimana poin-poin berikut dibawah ini:

·         Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.

·         Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.

·         Menghindari “error” dalam proses kerja.

·         Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.

·         Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.

·         Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.

Tahapan membuat SOP

Setelah mengetahui apa itu SOP dan tujuan serta manfaat SOP, maka selanjutnya adalah tahapan dalam menyusun SOP. Tahapan-tahapan ini harus dipahami terlebih dahulu sebelum menyusun SOP yang diinginkan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam menyusun SOP:

·         Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik kualitatif maupun kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan tanya-jawab (interview) dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.

·         Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan dibuat.

·         Gunakan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja mendekati efektif.

·         Gunakan setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja (tools, hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.

·         Catat efisiensi waktu, biaya (cost) dan energy lainnya untuk kemungkinan sistem yang akan digunakan.

·         Sistem yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih dahulu dengan Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima pendapat dan masukan. Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer dan pihak-pihak lain yang terlibat.

·         Buat terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada (jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)

·         Lakukan uji coba instrumen yang ada dengan draft SOP yang telah menjalani proses pembahasan.

·         Jika dirasa sudah mewakili alur proses yang sesungguhnya serta cukup efektif dan efisien, maka minta persetujuan dari pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draft revisi final atas SOP tersebut.

·         Lakukan sosialisasi secara resmi kepada team terkait tas SOP baru tersebut yang akan di terapkan. Beri jangka waktu untuk persiapan antara sosialisasi dengan waktu penerapan SOP.

Cara membuat SOP

Langkah terakhir adalah mengetahui cara membuat SOP dengan menggunakan template sbb:

·         Esensi dari SOP adalah mudah dipahami dan diaplikasikan oleh pegawai yang melaksanakan. Oleh sebab itu gunakan kaidah “Mudah dibaca, dipahami dan dilaksanakan”.

·         Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.

·         Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif, karena diharapkan pembaca SOP melakukan sesuatu. Contoh “Kirim analisa ke supplier” bukan “Analisis dikirim kepada supplier“

·         Gunakan kalimat positif dan hindari kata “tidak“, “jangan“.

·         Instruksi kata dibuat singkat, padat dan mudah dipahami.

·         Buat bagan alurnya (flow chart).

·         Buat penjelasan yang dibutuhkan, jika diperlukan.

·         Buat dan cantumkan dokumen pendukun SOP (form, sheet, SK, dll).

·         Cantumkan tanggal pembuatan SOP, serta tanggal Revisi (jika ada).

·         Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.

·         Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan.

            Isi SOP

         a.       Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian

         b.      Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……………..”

        c.       Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yang menjadi dasar dan garis besar dibuatnya SOP tersebut. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang mendasari SOP tersebut. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa SOP, sehingga tercantum dalam beberapa SOP yang “dipayungi”

         d.      Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah – langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu, dan petugas yang berwenang. Didalamnya dapat dicantumkan alat/formulir/fasilitas yanag digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yang digunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap unsur - unsura yang menyangkut : siapa, dimana, kapan, dan bagaimana (Who, what, where, when, how)

           e.       Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.